Privado Junta: Asambleas Anuales – Organización

Documento de trabajo para la organización de la Asamblea Anual 2020

1. La pandemia Covid19 ha obligado a suspender la asamblea presencial prevista en Los Algodonales, Huelva, para Mayo 2020.
2. Debido a la incertidumbre en el futuro cercano (y medio y lejano) y de los riesgos para la salud de las personas participantes optamos por NO hacerla presencial sino OnLine (primera vez que hacemos este formato en Servas España).
3. Para prepararla de forma adecuada, seguimos estos criterios:
   1. Sólo con los temas necesaria y estrictamente legales (expuestos a continuación), para asegurarnos de la fluidez y brevedad de la reunión. El resto de temas los plantearemos en otra-otras reuniones online, una vez cogida la práctica al formato y a la forma de dialogar.
   2. Intentamos que los acuerdos sean “no cambiar nada”, para evitar firmas y tareas legales.
   3. NO está reflejado en los estatutos la realización de asambleas online, por lo que debemos convocar una asamblea presencial en cuanto sea posible para validar estos acuerdos online.
   4. Una de las propuestas en esta asamblea online 2020 ha de ser crear un grupo de trabajo que prepare una asamblea presencial para 2021.
   5. A partir de mediados de Octubre, para que pase Agosto y tengamos Septiembre para probar la herramienta y Octubre para convocar.
   6. Documentación ubicada online y enviada a los socios junto con la convocatoria.
   7. Dudas o aclaraciones enviadas con antelación a un formulario para preparar las respuestas y ser más ágiles.
   8. Durante la reunión también habrá un turno de preguntas.
4. Requisitos técnicos a cumplir por la herramienta de videoconferencias.
   
   1. Posibilidades: Zoom, Skype, …
   2. Intentar que no haya que descargarse aplicaciones en el ordenador, para que los usuarios no tengan que bajar nada. Si puede ser un enlace, mejor.
   3. No importa que sea la versión profesional, pagada durante algunos meses, para tener buenas prestaciones en las reuniones.
   4. Debe admitir pantalla compartida, si hay pizarra para escribir mejor, y sistema de votaciones (aunque también podemos votar por asentimiento u omisión (los que digan si, no dicen nada y sólo dicen los que votan no)
   5. Convocatoria con la antelación legal requerida e inscripción previa para saber el nivel de asistencia.
   6. Hacer alguna videoconferencia antes para probar el funcionamiento.
   7. Debe admitir muchas personas conectadas.
   8. Recomendaciones: auriculares a los usuarios, conexión a través de cable si es posible, conectarse con 15-30 min de antelación para solucionar problemas técnicos.
   9. Organización, personas que se encargan de:
      1. Llevar el orden del día
      2. Exponer los temas, cada tema una persona.
      3. Cuestiones técnicas de la videoconferencia
         1. Persona para continuidad de la exposición, atenta al ponente.
         2. Persona para solucionar incidencias de las personas participantes.
      4. Contestar los mensajes escritos del chat o pasar esa info a la persona que expone el tema.
      5. Una o dos personas de apoyo a todos los demás.
5. Temas a tratar
   1. Aprobación del acta de la reunión anterior, si hubiera que hacer esto. Haría referencia a la segunda reunión de Salamanca, donde aprobamos o ratificamos los cambios de la primera.
   2. Aprobación de las cuentas 2019
   3. Aprobación del presupuesto 2020
   4. Mostrar Cuenta 2020
   5. Renovación de cargos.
      1. Contactar antes con toda la Junta para sugerir que permanezcan en sus cargos, para evitar hacer modificaciones de nuevo ante el Registro Nacional de Asociaciones.
      2. Si no quieren continuar, que continuen a nivel nominal y otras personas hacemos su trabajo.
      3. Prever los cambios que habrá en 2021 y empezar a prepararlos para agilizar esos trámites (impresión y firma de actas, documentación Triodos, …)
   6. Habrá una próxima reunión para informar de la evolución 2019-2020-2021.
   7. ¿?
   8. Ruegos y preguntas
      1. Los estrictamente relacionados con los temas a tratar.
      2. Si no están relacionados, derivarlos a la segunda reunión, para terminar cuanto antes la primera, la de necesidades legales.
6. Segunda reunión, menos legal y más de información.
   Informar (sin debate) de las tareas realizadas en 2019-2020
   Dudas o consultas a ruegos y preguntas: irlas anotando a lo largo de la reunión, en un formulario, para que alguien las vaya viendo y preparando.
   1. Depuración del libro de socios …
   2. … culminada con la remesa de cuotas 2020 en Julio 2020.
   3. Actividades. Todas anuladas debido al Covid19.
   4. Sustitución web Joomla-blanca por WordPress negra.
      Nueva web sólo sirve para poder manejarla bien (artículos, enlaces, organización). Primeros presupuestos echados hacia atrás; estamos buscando nuevos presupuestos.
   5. Coordinación con Servas Internacional y Tecnología para no duplicar esfuerzos entre nuestra web y SOL 2.0
   6. Reflexión internacional sobre el sistema de aportación de cuotas de cada país, para evitar dificultades graves en las finanzas de Servas Internacional, debido al descenso de viajeros.
   7. Ideas o preguntas adecuadas para recabar material para grupos de trabajo.
   8. Programas a potenciar que pueden resolverse online para que Servas aporte valor en tiempos sin actividad presencial.
   9. …
   10. Ruegos y preguntas