Documento de trabajo para la organización de la Asamblea Anual 2020
- La pandemia Covid19 ha obligado a suspender la asamblea presencial prevista en Los Algodonales, Huelva, para Mayo 2020.
- Debido a la incertidumbre en el futuro cercano (y medio y lejano) y de los riesgos para la salud de las personas participantes optamos por NO hacerla presencial sino OnLine (primera vez que hacemos este formato en Servas España).
- Para prepararla de forma adecuada, seguimos estos criterios:
- Sólo con los temas necesaria y estrictamente legales (expuestos a continuación), para asegurarnos de la fluidez y brevedad de la reunión. El resto de temas los plantearemos en otra-otras reuniones online, una vez cogida la práctica al formato y a la forma de dialogar.
- Intentamos que los acuerdos sean “no cambiar nada”, para evitar firmas y tareas legales.
- NO está reflejado en los estatutos la realización de asambleas online, por lo que debemos convocar una asamblea presencial en cuanto sea posible para validar estos acuerdos online.
- Una de las propuestas en esta asamblea online 2020 ha de ser crear un grupo de trabajo que prepare una asamblea presencial para 2021.
- A partir de mediados de Octubre, para que pase Agosto y tengamos Septiembre para probar la herramienta y Octubre para convocar.
- Documentación ubicada online y enviada a los socios junto con la convocatoria.
- Dudas o aclaraciones enviadas con antelación a un formulario para preparar las respuestas y ser más ágiles.
- Durante la reunión también habrá un turno de preguntas.
- Requisitos técnicos a cumplir por la herramienta de videoconferencias.
- Posibilidades: Zoom, Skype, …
- Intentar que no haya que descargarse aplicaciones en el ordenador, para que los usuarios no tengan que bajar nada. Si puede ser un enlace, mejor.
- No importa que sea la versión profesional, pagada durante algunos meses, para tener buenas prestaciones en las reuniones.
- Debe admitir pantalla compartida, si hay pizarra para escribir mejor, y sistema de votaciones (aunque también podemos votar por asentimiento u omisión (los que digan si, no dicen nada y sólo dicen los que votan no)
- Convocatoria con la antelación legal requerida e inscripción previa para saber el nivel de asistencia.
- Hacer alguna videoconferencia antes para probar el funcionamiento.
- Debe admitir muchas personas conectadas.
- Recomendaciones: auriculares a los usuarios, conexión a través de cable si es posible, conectarse con 15-30 min de antelación para solucionar problemas técnicos.
- Organización, personas que se encargan de:
- Llevar el orden del día
- Exponer los temas, cada tema una persona.
- Cuestiones técnicas de la videoconferencia
- Persona para continuidad de la exposición, atenta al ponente.
- Persona para solucionar incidencias de las personas participantes.
- Contestar los mensajes escritos del chat o pasar esa info a la persona que expone el tema.
- Una o dos personas de apoyo a todos los demás.
- Temas a tratar
- Aprobación del acta de la reunión anterior, si hubiera que hacer esto. Haría referencia a la segunda reunión de Salamanca, donde aprobamos o ratificamos los cambios de la primera.
- Aprobación de las cuentas 2019
- Aprobación del presupuesto 2020
- Mostrar Cuenta 2020
- Renovación de cargos.
- Contactar antes con toda la Junta para sugerir que permanezcan en sus cargos, para evitar hacer modificaciones de nuevo ante el Registro Nacional de Asociaciones.
- Si no quieren continuar, que continuen a nivel nominal y otras personas hacemos su trabajo.
- Prever los cambios que habrá en 2021 y empezar a prepararlos para agilizar esos trámites (impresión y firma de actas, documentación Triodos, …)
- Habrá una próxima reunión para informar de la evolución 2019-2020-2021.
- ¿?
- Ruegos y preguntas
- Los estrictamente relacionados con los temas a tratar.
- Si no están relacionados, derivarlos a la segunda reunión, para terminar cuanto antes la primera, la de necesidades legales.
- Segunda reunión, menos legal y más de información.
Informar (sin debate) de las tareas realizadas en 2019-2020
Dudas o consultas a ruegos y preguntas: irlas anotando a lo largo de la reunión, en un formulario, para que alguien las vaya viendo y preparando.- Depuración del libro de socios …
- … culminada con la remesa de cuotas 2020 en Julio 2020.
- Actividades. Todas anuladas debido al Covid19.
- Sustitución web Joomla-blanca por WordPress negra.
Nueva web sólo sirve para poder manejarla bien (artículos, enlaces, organización). Primeros presupuestos echados hacia atrás; estamos buscando nuevos presupuestos. - Coordinación con Servas Internacional y Tecnología para no duplicar esfuerzos entre nuestra web y SOL 2.0
- Reflexión internacional sobre el sistema de aportación de cuotas de cada país, para evitar dificultades graves en las finanzas de Servas Internacional, debido al descenso de viajeros.
- Ideas o preguntas adecuadas para recabar material para grupos de trabajo.
- Programas a potenciar que pueden resolverse online para que Servas aporte valor en tiempos sin actividad presencial.
- …
- Ruegos y preguntas