Reunión Presencial Zaragoza, d21jl19

Reunión en Zaragoza, Autoescuela ARas, aula de formación, equipada con internet y medios de formación. Mejor local que el que estaba encontrando en Alfajarín.
Empezamos a las 10-10,30 am como mucho del domingo 21 de julio 2019.

Ver logística de la reunión más abajo (horario, lugar, comida, etc).
El sábado por la mañana estaré trabajando en la sala, preparando la reunión.
Por la tarde estaré desconectado de éste tema; me alojo con una Servas de Zaragoza.

Objetivo de la reunión

  • Revisar SI la nueva web basada en WordPress www.servasspain.es es capaz de responder ya a todos los procesos fundamentales que resuelve www.servas.es, para ver si ya puede ser lanzada de inmediato y sustituir a la basada en Joomla.
  • Si no es posible éste lanzamiento, detectar qué lo impide y plantear metas y plazos para que se produzca la sustitución lo antes posible (agosto-septiembre 2019).
  • Siguiente revisión, con usuarios-as, en el campamento de verano, a final de Agosto.
  • Si seguimos sin poder lanzarla, reuniones por temas por videoconferencia y nueva reunión de trabajo en Septiembre – Octubre.

¿Cómo hacemos la reunión?

  • Cada proceso está asignado a una persona o equipo de dos personas.
  • Ésta-éstas personas exponen durante 15-20 min cómo se hace éste proceso en la nueva web. Si no puede exponerse de forma fácil en éste tiempo, los usuarios-as o los coordinadores NO lo van a entender tampoco.
  • Analizar de forma semi-profesional (positivos-negativos, lenguaje de técnicas de equipo) qué hay que hacer para que la nueva web sea operativa. Llegar a soluciones de compromiso; “lo mejor es enemigo de lo bueno (o factible)”.
  • Cuando se acaba el tiempo de un tema (30-45 min máximo), está claro que no lo tenemos suficientemente maduro y que habrá que simplificarlo. Pasamos al siguiente, para que un proceso no bloquee los demás.
  • Detectamos los cuellos de botella, NO los solucionamos, y seguimos adelante.
  • 14-15h Comemos en el local (traje), para evitar pérdidas de tiempo en desplazamiento, procurando no manchar el espacio y llevarnos nuestra propia basura, para que al día siguiente no se note que hemos estado allí.
  • 16 a 17h, empezamos a ver el Plan Estratégico, para saber hacia dónde vamos y para comenzar a terminar la reunión.
  • 18h. Hora máxima para salir del local, después de haber recogido y haberlo dejado todo impoluto.

Procesos a revisar
30-45 min por tema, para poder salir a las 18h máximo

  1. 10-10.30 ó 10.30-11h. Presentación y estabilización de Estructura. Jesús
    1. Hoja de ruta sustitución Joomla por WP.
    2. Formulario de canal de consultas-propuestas para los socios-as.
    3. Formulario de consultas-propuestas para Coordinación.
  2. 11-11.30 Entrevistas. Luis Avendaño.
  3. 11.30-12.15 Proceso alta en la asociación Servas España y .ORG. Merche
  4. 12.15-13 Envío de correos electrónicos desde .ORG para sustituir el envío de boletines desde .ES-Joomla. Fundamental para abandonar .ES-Joomla. José Manuel
  5. 13-13.30 eLOIs y eStamp (sello electrónico) 2020. Anouk. Hacemos una.
  6. 13.30-14. Cómo se piden y sirven las Listas en pdf, desde Dolphin. Anouk. Intentar pasar ésta gestión a otras personas para evitar un cuello de botella en Anouk y Merche.
  7. LOIs físicas. Asunto prescindible si nos atascamos en los demás. Éste protocolo están bastante bien definido y funciona de forma aceptable. Sólo va a durar hasta final 2019. Merche. Mientras dura la implantación del sistema electrónico.
  8. Cómo nos comunicamos entre las personas de organización. Asunto prescindible si nos atascamos en los demás. Análisis en grupo, facilitado por Jesús. . Sistemas actuales, deseables, cuáles implementamos. Mail, WhatsUp, Web, Formularios de Contacto. Ya lo mejoraremos.
  9. 16-16.30h. Plan Estratégico.
    1. Planteamiento inicial Jesús Plan 2019-2021
    2. José Manuel. Cierre de la jornada de trabajo, para saber dónde nos dirigimos y en qué plazos.
  10. 16.30-17h. Feedback de la reunión.
    1. ¿Qué ha funcionado bien?
    2. ¿Qué debemos mejorar?
  11. 18h. Salimos del local, hayamos terminado o no. Gracias por el esfuerzo

Logística

  • Autoescuela ARas, Calle José Luis Borau 16, Zaragoza.
  • Comida de traje en el mismo aula de formación, para evitar desplazamientos a Restaurante. Cada uno trae un pequeño plato y bebida. Jesús trae agua, cubiertos, servilletas, cerveza sin alcohol. Si alguien quiere Ron, que se lo traiga.
  • Gastos de kilometraje o desplazamiento por cuenta de Servas. Enviar Km a Tesorería a través de éste formulario y os hacen transferencia.
  • Proyectores: Jesús, ¿José Manuel?. Hay uno con TV en la sala, pero como somos unos frikis, llevamos dos más.
  • Pizarra y rotuladores Velleda. Jesús
  • Horario: 10 (máximo 10.30) a 18h. A las 17h terminamos, máximo 18h, para poder recoger bien, devolver llaves y volver a casa a una hora prudencial y sin prisas.